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陕西职业技术学院推进“一流学院”建设暨建校40周年庆祝大会接待保障工作方案

发布者: [发表时间]:2018-10-17 [来源]: [浏览次数]:

                                                                                              活动办[2018]15号

根据学院工作总体规划,此次邀请来校参加庆典大会的单位和个人主要包括:省委高教工委、省教育厅、商务厅、区政府领导,国(境)外教育机构代表,合作行业企业代表,合作本科院校、省内外公办高职院校、联盟民办院校代表,校友及学生家长代表等。

一、接待时间

10月19-20日

二、住宿餐饮工作

责 任 人:石书奎(住宿)王龙华(餐饮)

责任单位:继续教育学院

19日中餐、晚餐, 地点:入住酒店

20日早餐,7:00 地点:入住酒店

20日午餐,12:00地点:学校食堂

20日晚餐,18:00地点:入住酒店

三、联络人安排

联络人与来宾建立一对一接待关系,庆典前3天与来宾进行联系,确定来宾乘车班次、人数,并将情况报送活动办,同时做好接站(车)、酒店安排(办理房卡、入住)、报到、捐赠、引导来宾庆典大会入座、中午用餐、参加相关活动、送站(车)等工作。

联络人从全院范围内抽调,已列入庆祝活动工作相关小组中的人员请勿重复抽调,名额分配见附件。

四、报到工作

(一)资料组

责 任 人:兀光波、缑辉

工作人员:吴小雷、王锋、刘琪、杜欢

负责所有会务资料的汇总、审核、校对,以及庆典活动相关物资的制作、整理、分装等。

校庆资料于17日下午4时前装好。

(二)技术组

责 任 人:刘维奇、张建合

工作人员:赵磊、韩乃康、柳洲

负责庆典活动期间的网络保障、网络维护;来宾等各种数据的统计、输出、调配等;报到期间各种技术工作的设计、维护。

(三)报到前台接待组

责 任 人:张颖娜、来红旗

工作人员:王浩、范雯、王茜、卫思瑜、李奕莹、关锐光、王乐、学生礼仪若干名

19日上午9:00在酒店设立接待处,20日上午8:00在白鹿原校区设立接待处,报到时提前做好来宾报到登记表,同时发放校庆资料袋等。

(四)捐赠组

责 任 人:孙鹏、李杰

工作人员:许雪莉、杨静、王攀、王志强

各联络员与来宾沟通,引导来宾到学校财务部或资产处办理捐赠。

财务部负责受理现金并做好登记,同时开具发票和捐赠证。资产处受理物品并做好登记。

(五)来宾休息接待组

负 责 人:张克、何雯

工作人员:聂华、牛萍萍、康雅琼、周扬、张红

庆祝大会开始前,兄弟院校嘉宾在行政楼一楼会议室休息,上级领导在二楼会议室休息,外宾在三楼会议室休息。其他来宾、校友在鼎利学院会议室休息。

报到地点桌椅统一由后勤保障部负责安排,茶叶、纸杯、瓶装水在活动办统一领取。

(六)摄影摄像组

负 责 人:刘维奇

工作人员:乔建忠、吴小雷、王锋

负责庆典活动期间,特别是庆典大会及晚会的全程摄影、摄像工作,留存好影像资料。

五、庆典会务工作

负 责 人:孙建华、蔡萃

工作人员:王薇、何晶、房珊、李蕾

负责庆典活动会场的安排、布置,以及会务资料的摆放。

六、论坛及座谈活动

(一)学术论坛工作组

负 责 人:王联合

工作人员:何叶、周薇、赵魁、骆鹏、任锁平

10月9日之前将庆典期间学术论坛活动安排报送至活动办,负责邀请、接待讲座专家、学者,负责组织参加论坛活动的师生坐场等。

(二)座谈活动工作组

负 责 人:张颖娜

工作人员:周光杰、李奕莹

10月9日之前各二级学院将庆典期间校友、家长、合作企业座谈活动安排报送至活动办,需要校友会和校企合作与创新创业教育办公室给与协助的提前和部门负责人联系,活动地点以各学院自有场地为主,如有冲突,以活动办调剂为准。各二级学院负责按照各自的方案安排组织活动进行。

七、礼仪及志愿者服务

责 任 人:刘晨

工作人员:李小鹏、姚瑞

安排、培训礼仪及志愿者学生在报到处、会场及校园各场所服务。

八、后勤及车辆保障

责 任 人:石书奎、王龙华

工作人员:李军强、南昂、张战涛

确保庆典活动期间的供水、供电,做好应急方案,妥善安排好庆典活动期间的车辆派遣工作。

1、接站:根据参会回执确定接送站事项。来宾如需接站、送站,各接待组可与党政办公室和后勤保障部提前沟通保障用车。

2、庆典期间用车:各接待组根据各自活动安排,提前用车请及时与党政办公室和后勤保障部沟通。各接待人员与出席来宾及时沟通,确定来宾离校时间并做好接送站。

10月19日中午12点起,两校区间每2小时对开通勤车。

庆典大会结束后,两校区间每2小时对开通勤车。

九、工作要求

1、校庆期间联络员名额分配表请于10月17日上午12点前发送至房珊OA邮箱;

2、我院推进一流学院建设暨建校40周年庆典活动已进入倒计时阶段,还望各组负责人按要求组织成员召开相关会议,将工作落细落小落实,加强各工作组之间的衔接,以及与庆祝活动办公室之间的沟通和联系,确保我院庆典活动圆满成功。

                                                                                                庆祝活动办公室

                                                                                                 2018年10月16日

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